石墨文档在线协作文档平台
云 Office助力华东理工大学出版社走向高效办公之路
一、案例简介
案例名称
云Office助力华东理工大学出版社走向高效办公之路
案例描述
华理社基于石墨文档SaaS企业版搭建文档协同云端办公平台，在出版社内部投入使用，实现了毫秒级多端同步，满足了多场景办公业务需求，建立了高效管理、安全可控的协作机制，全面提升了工作流转和协同办公效率
案例类别
企服领域协同办公
二、案例背景
在企业纷纷进行数字化升级和转型的数字时代，越来越多的工作需要人与组织的协同合作，在数字化办公发展过程中企业共经历了三个时代：
以 OA、ERP 和 CRM 软件为代表的封闭式协作时代：以固定流程让部分人进行管理工作，以云端固定流程让部分人参与协作，在这一阶段，企业只能部分文件上云，无法统一管理，流程死板、修改困难，无法全员参与。
以 IM 聊天软件和群消息参与协作的碎片化协作时代：以聊天和通知催促人进行工作，这一阶段易导致企业文件碎片化、组织内成员工作易焦虑、员工效率低。
以云端 Office 为代表的智能协作时代：摆脱消息驱动，以工作主题和自定流程进行全员协作，工作内容的“写、存、用、管”整体解决方案，按工作主题和自定义流程来驱动团队进行工作。这一阶段可实现企业文件统一上云管理、降低企业员工工作焦虑、安全管理企业文件、自由化定义工作流程、结构化关联工作内容。
在封闭式协作时代和碎片化协作时代，企业内部多采用本地office产品，文件不能实时保存，一旦电脑或本地软件崩溃，极容易导致重要内容丢失；在需要多人协作时，需要耗费大量时间传递、批注和修订文件，往复多次易造成版本混乱；而文档数据分散存储在员工电脑上，既无法进行统一管理，又无法进行高效传递和文件共享，更存在着企业数据资产流失的风险。
三、案例介绍
华东理工大学出版社成立于1986年，是由教育部主管、华东理工大学主办的综合性大学出版社。经过30多年的发展，华理社逐步形成了自身在学术专著、语言学习、K12教育等方面的出版特色，形成了学术导向和市场导向并重的出版格局，并在我国出版界、学术界赢得了良好声誉。2018年，华理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳产品创新奖”。
像大多数企业一样，在过去的很长时间里，华理社一直采用最传统的办公方式，通过本地Office完成文档撰写和数据处理，通过邮件+即时通讯工具进行文件传输和团队交流，甚至还存在大量纸质文件的流转审批。
但随着出版社规模的扩大，业务线、人员的增加，以及跨部门协作和异地办公情况的出现，华理社发现传统的办公方式已经无法满足团队高效沟通协作的需求。据华理社统计，员工每天浪费在文件流转、收发邮件、跨部门协作、信息统计的时间至少有2个小时，按照一个员工月基本工资5000元，每天工作8小时，每月工作22天计算，每位员工每年将浪费15000元成本。
这仅仅只是一位员工，整个出版社有80人左右，那么将浪费多少人力资源成本呢？面对潜在的高昂成本浪费，华理社亟需一款安全高效的协同办公软件，全面提升团队工作效率，实现办公方式的升级换代。
在选择石墨文档之前，华理社对市面上各类协作文档产品进行了详细的调研，并针对性的给同事们讲解了应用场景，石墨文档无论从产品的完整性、安全性，还是与组织架构的打通上都领先其它竞品，最终华理社决定正式采购石墨文档企业版。
覆盖多元业务场景，全面提升华理社协同办公效率
自石墨文档上线以来，华理社每个部门都在积极尝试推进，把能够通过协作提高效率的工作迁移到石墨文档上。不管是信息统计、多人协作编辑，还是文件存储管理，华理社所有员工都享受到了石墨文档为工作带来的便利。石墨文档让信息沟通无界化、透明化，很多之前需要你来我往邮件的表格，需要反复沟通的信息，都随着石墨文档的上线得以解决。
场景1：合作撰稿
某次推广活动的主要策划人，完成了活动的策划初稿，但另外两名同事也要参与策划，她们将对内容进行一些修改，完成之后发给领导审批修改。传统方法是将一份文件，改多个版本，来回发送修改，而使用石墨文档后，可多人实时协同参与同一文件的编辑，不存在版本不一致的问题，并且效率更高。
场景2：信息汇总
部门统计暑期书城参与活动情况，需要所有销售经理上报门店名称和活动的返点金额。传统方法是做一份表格模板，发给各位销售经理，各位经理分别填写，最后统一汇总，再发给大家再次确认，修改之后再发送。而使用石墨文档后，可直接应用石墨表单，销售经理填写后，信息直接自动汇总到关联的石墨表格。
场景3：意见反馈
收集读者反馈的问题，建立读者与编辑之间的沟通桥梁。传统方式需要使用调查问卷工具，但是调查问卷都需要后台导出数据，需要专人定期去维护、反馈给编辑，中间路径比较长。开始使用石墨文档后，官方微信跳转石墨表单，并且把编辑加入表格协作，表格实时动态更新，编辑们共同解决读者反馈的问题。
场景4：文件管理
协作空间权限管理：华理社的使用场景里经常会涉及到对不同人开放不同权限的情况，石墨协作空间可以针对不同子文件夹独立设置阅读、评论、编辑或者禁止访问等权限，可以实现对不同内容的精细化权限管理。
单元格权限控制：在整合处理数据时，经常需要与其他部门协作完成数据的填写，石墨表格可以实现单元格级的权限分配，可以只把一部分单元格的特定权限分配给特定的人。
场景5：项目管理
针对项目管理，华理社充分利用石墨表格的函数公式创建动态汇总表，项目负责人实时更新项目数据，领导就能实时查看整体项目进度。
通过石墨文档，华理社实现了内容级实时协作，优化了内部员工的协作方式。通过石墨表单、表格搭建的一站式问题反馈系统，在节省多渠道沟通成本的同时，更拉近了华理社与读者之间的距离。石墨协作空间，则帮助华理社实现了更安全、高效的内部资料存储、共享。
四、典型经验提炼
2019年国家工业信息安全发展研究中心、中关村信息技术和实体经济融合发展联盟及埃森哲联合发布的《2019埃森哲中国企业数字转型指数研究》报告称，中国企业在2018年已普遍思考并开始数字化转型，但仅有7%的中国企业成效显著，这类企业被定义为转型领军者。而2019年的研究显示，中国企业的数字转型正在全面推进，领军者企业达到9%。
在封闭式协作时代和碎片化协作时代，企业内部信息传递不畅、协作困难、上传下载都大大降低了员工的工作效率，缺乏完整的内容存储和管理体系也影响了企业数据资产在内部的流转，文件在员工电脑端的分散存储更是企业核心数据资产流失的巨大隐患。
然而，企业开发云端Office的成本过高，传统软件集成困难，只能分散操作，导致了企业数据资产碎片化严重、系统愈加封闭，形成数据孤岛。在数字化办公场景下，企业成员的办公习惯更加多样，出现了移动办公，跨地域、跨部门、跨时区，多端办公等复杂办公场景，单一的办公工具，比如使用IM工具、电子邮件和线下办公应用，仅能满足用户部分需求。
数字化时代，企业传统的封闭式、碎片化协作模式正在向智能协作模式发生转变，OA、邮件、IM工具等单一的分享协作方式带来的信息不对称正在被云端Office这一新型协作方式逐渐取代。随着数字化办公的落地，多平台合作、多系统环境、多工具分享的云端协同办公将会成为数字化时代的首选办公方式，这将极大地提高企业的办公效率，降低低效办公方式损耗的人力成本，从而确保企业真正从数字化办公中收获效益。
石墨文档正是以全新一代的数字化基础设施为客户提供了多样化的云办公解决方案，文件访问管理、协同编辑文档、任务管理、文件共享等功能既能满足员工日益增长的协作需求，又能具备安全且易用的特性，不仅实现了企业内部部门间、跨部门的高效协同，更可以帮助企业从封闭走向开放，为企业搭建了和供应商、代理商、消费者等业务链上下游合作方的信息共享平台。
有客户调研显示，企业在使用石墨文档进行协同办公后，假设协同中的四个环节可以提升，每个环节提高10%，总体效率可提高46%：
自动记录：毫秒级云端存储，即写即存，历史易追溯，版本易查询
高效传递：团队内部共同创作、协同编辑，避免因文件反复传递导致的低效
跟进完成：实时跟进日常工作，确保任务、项目顺利完成，便与总结和复盘
内外共享：文件的同步、信息的共享，打破公司事业部、部门间的信息孤岛
创立6年来，石墨文档持续打磨产品，继文档、表格后，陆续推出幻灯片、专业文档、表单、思维导图、白板、团队空间等各细分产品线。用户使用终端也从网页端，逐渐拓展至Windows客户端、macOS客户端、iOS客户端、Android客户端、微信小程序等多端应用，用户更可以通过钉钉、企业微信等IM工具使用石墨文档。
作为中国第一款支持实时协作的云端Office办公软件，石墨文档可以实现多人同时在同一文件上进行编辑和讨论，同步响应速度达到毫秒级，除了SaaS版本，满足于企业本地存储文件需求的私有部署版本也已服务于众多大中型企业。目前石墨文档的用户广泛分布于互联网、教育、房地产、制造业、新零售等30多个行业65家企业用户，标杆客户包括招商金科、南方电网、OPPO、好未来、新东方、北京机械设备研究所、滴滴出行、龙湖地产、格力、有赞、猿辅导等。截止目前，石墨文档月PV突破8亿，活跃用户每周平均浏览、创建、编辑、评论超过50份文件，超过1000亿文字已编写于石墨文档。
作为企业数字化转型的数字化基础设施，石墨文档的愿景是希望用户可以在石墨文档的帮助下，节省时间、金钱和人力资源，从而获得更高的组织效率、员工效率和更多的商业盈利，同时石墨文档将运用创新和技术来持续改善石墨文档的产品、服务、解决方案和运营能力，探索无限可能，以全景式、颗粒化的产品和服务，推动数字经济向更高层次发展。
